Imprimarea contractuală (sau Managed Print Services – MPS) este o soluție prin care companiile externalizează gestionarea echipamentelor de imprimare, iar prin aceasta pot reduce semnificativ costurile de tipărire.
Iată câteva moduri prin care această abordare ajută la reducerea costurilor:
Monitorizarea și optimizarea utilizării echipamentelor
Imprimarea contractuală implică monitorizarea continuă a utilizării imprimantelor și echipamentelor asociate.
Furnizorul analizează volumul de printare și poate ajusta numărul și tipul echipamentelor folosite, astfel încât să fie utilizate eficient. De exemplu, echipamentele de tipărire supradimensionate pentru o anumită sarcină sunt înlocuite cu dispozitive mai economice.
Reducerea consumului de hârtie și toner
Multe soluții de imprimare contractuală vin cu funcții de reducere a consumului, cum ar fi tipărirea duplex (față-verso) automată, optimizarea setărilor de economisire a tonerului și controlul asupra imprimării color versus alb-negru.
Aceste măsuri contribuie la reducerea costurilor legate de hârtie și consumabile.
Managementul și aprovizionarea consumabilelor
Într-un sistem de tipărire contractuală, aprovizionarea cu consumabile (toner, hârtie, etc.) este gestionată de furnizor.
Aceasta previne achizițiile în exces sau lipsa consumabilelor, optimizând stocurile și prețurile, deoarece furnizorii mari au acces la prețuri mai avantajoase.
Evitarea costurilor de întreținere și reparații
Contractele de imprimare includ de obicei întreținerea și reparațiile echipamentelor. În loc ca o companie să suporte costuri neprevăzute pentru întreținerea imprimantelor, aceste servicii sunt acoperite de furnizorul MPS, în baza unui contract fix.
Acest lucru reduce riscurile financiare și elimină costurile neplanificate.
Reducerea numărului de imprimante și consolidarea echipamentelor
Prin analiza detaliată a nevoilor de tipărire, MPS poate recomanda consolidarea mai multor imprimante individuale într-un număr mai mic de echipamente multifuncționale mai eficiente.
Aceasta duce la o reducere a consumului de energie și a costurilor generale de întreținere.
Automatizarea și digitalizarea fluxurilor de lucru
Soluțiile MPS pot include și automatizarea anumitor procese documentare, cum ar fi scanarea și arhivarea electronică a documentelor. Acest lucru reduce nevoia de tipărire fizică și scade costurile asociate.
Predictibilitatea costurilor prin abonamente fixe
Contractele de imprimare includ de obicei un abonament fix, care face costurile previzibile și stabile pe termen lung.
Companiile știu exact ce plătesc pentru serviciile de tipărire, fără fluctuații mari cauzate de evenimente neprevăzute.
Prin optimizarea resurselor, gestionarea consumabilelor și eliminarea cheltuielilor neplanificate, tipărirea contractuală oferă un control mai bun asupra costurilor și, în final, economii considerabile.
Sistemul nostru de închiriere oferă acest sistem de Managed Print Services – MPS, pachetele pornesc de la 500 de pagini monocrom. Află detalii despre pachetele și soluțiile noastre sunând la 0751.016.607 sau trimite un email pe adresa office@inchirieri-imprimante.ro