Organizarea și arhivarea documentelor printate este esențială pentru a menține un sistem de lucru eficient, pentru a putea găsi rapid documentele necesare și pentru a evita pierderea acestora.
Iată câteva sfaturi pentru a organiza și arhiva eficient documentele printate:
Sortarea inițială a documentelor
Tipuri de documente: Înainte de orice, sortează documentele pe categorii precum facturi, contracte, documente personale, corespondență, etc.
Data: O altă modalitate eficientă este să sortezi documentele pe ani sau luni, în funcție de importanța cronologică.
Creează un sistem de clasificare
Dosare suspendate sau dosare cu șină: Utilizează dosare pentru a organiza documentele după categorii. De exemplu, poți avea dosare pentru fiecare tip de document (facturi, contracte, proiecte etc.).
Etichete: Fiecare dosar sau categorie trebuie să fie clar etichetat. Etichetele trebuie să conțină informații relevante și concise (de exemplu: „Facturi ianuarie – martie 2023”).
Alfabetizarea sau organizarea pe teme: Unii preferă să organizeze dosarele în ordine alfabetică, alții pe teme sau departamente (mai ales în cazul unei firme).
Stabilirea unor reguli de arhivare
Reguli pentru arhivarea pe termen lung: Definește ce documente trebuie păstrate pe termen lung și ce poate fi aruncat după o anumită perioadă. De exemplu, facturile fiscale ar trebui păstrate între 5 și 10 ani, în funcție de legislația locală.
Periodicitate: Stabilește un program de verificare și curățare a documentelor pentru a elimina pe cele care nu mai sunt necesare și pentru a evita aglomerarea.
Folosește un dulap sau un sertar dedicat arhivării
Mobilier de arhivare: Investește într-un dulap de arhivare cu sertare și sisteme de organizare pe verticală. Dosarele suspendate sunt foarte utile într-un astfel de sistem.
Cutii de arhivare: Pentru documentele care nu sunt accesate frecvent, folosește cutii de arhivare rezistente, etichetate corespunzător, și depozitează-le într-un loc sigur (subsol, arhivă).
Folosește separatoare și indexuri
Separatoare: Utilizează separatoare în dosare pentru a împărți diferitele categorii de documente.
Indexuri: Creează un index pentru fiecare dosar, mai ales dacă ai multe documente, pentru a ști rapid ce conține fiecare dosar fără a-l deschide.
Protejează documentele importante
Folii de plastic: Pentru documentele foarte importante (acte notariale, contracte importante), folosește folii de plastic pentru a le proteja.
Scanare: Chiar dacă ai nevoie de documentele în formă fizică, este bine să le scanezi și să păstrezi copii digitale pentru a avea o rezervă în caz de pierdere sau deteriorare.
Organizarea pe culori
Codare pe culori: Poți folosi un sistem de culori pentru categoriile principale de documente. De exemplu, documentele financiare pot fi în dosare verzi, cele legale în dosare roșii etc.
Păstrarea unui jurnal sau registru de arhivă
Jurnal de arhivă: Creează un registru sau jurnal în care să notezi ce documente ai arhivat și unde se află acestea (dosar, cutie, loc în dulap). Acest lucru te va ajuta să găsești rapid documentele fără a le căuta manual.
Digitalizare a registrului: Poți, de asemenea, să păstrezi acest jurnal într-o formă digitală, ceea ce îți va permite să-l actualizezi mai ușor.
Arhivarea periodică
Planifică sesiuni de arhivare: Fă-ți un obicei din a arhiva documentele regulat, fie lunar, trimestrial sau anual, pentru a evita acumularea excesivă de documente.
Depozitarea documentelor importante
Documente critice: Documentele importante, precum certificatele de naștere, contractele de proprietate, testamentele, ar trebui depozitate în locuri securizate, cum ar fi un seif.
Un sistem bine pus la punct pentru organizarea și arhivarea documentelor printate nu doar că îți va economisi timp, ci te va ajuta să fii mai eficient și să ai mereu acces rapid la documentele necesare.
Află despre gama noastră de echipamente color și alb negru și ce aplicații se folosesc pentru a arhiva electronic toate documentele. Arhivarea documentelor se face și cea mai simplă modalitate – scanarea documentelor.
Contactează-ne la adresa de email sau la numărul de telefon, 0751.016.607, echipa noastră de consultanți îți va propune cea mai bună soluție de echipament pentru a tipări și scana documentele din compania ta.